As estratégias de comunicação organizacional no uso de sistemas de informação: estudo de caso do Sistema Único de Informações do Ministério Público Federal

Abstract

A pesquisa avaliou as estratégias de comunicação organizacional voltadas aos membros (procuradores da República, procuradores regionais da República e subprocuradores-gerais da República) e servidores lotados em gabinete (analistas/assessores/técnicos) no uso do Sistema Único de Informações do Ministério Público Federal. Percorreu os seguintes objetivos específicos: identificação do perfil do usuário da informação; caracterização do Sistema Único; descrição das atividades realizadas por membros e servidores lotados em gabinetes; e descrição das estratégias de comunicação organizacional no uso do sistema. Teve como base estudos acerca da ciência da informação, comunicação organizacional, sistemas de informação, estudos de usuários e de construção de sentido organizacional. É de cunho descritivo, com abordagem construtivista, de natureza aplicada. Os procedimentos metodológicos foram baseados em observação participante e na análise de registros documentais, além da categorização de conteúdo e análise de dados captados por meio do Google Analytics. Identificou-se o deslocamento da identidade do sistema de gestão de documentos para um sistema de gestão estratégica. Esta pesquisa demonstrou a importância dos fatores de construção de sentido para se estabelecer ações de comunicação que possam incentivar e conscientizar o usuário acerca do seu papel dentro da instituição na estruturação do fluxo de informação e comunicação. Observou-se que o comportamento informacional do usuário na busca por informações para utilização de sistemas é majoritariamente passivo, preferindo a comunicação face a face e o recebimento de e-mail. Como solução emergem os treinamentos com foco no usuário e ações de comunicação mais contínuas e segmentadas, baseadas nos fatores de construção de sentido, de acordo com os tipos de usuários gerencial, tácito e operacional. A capacitação dos usuários gerenciais deve estimulá-los a promoverem um fluxo de comunicação descendente mais qualificado. A participação de um profissional de comunicação pode auxiliar na geração de informações que contribuam na construção de sentido.